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FAQ Contrat-programme

Formulaire de demande de contrat-programme dans le cadre du décret du 10 avril 2003 relatif à la reconnaissance et au subventionnement du secteur professionnel des arts de la scène tel que modifié par le décret du 13 octobre 2016. Lien vers le formulaire, le vademecum et les annexes, dont le budget prévisionnel.

Cette FAQ pourra être enrichie des échanges tenus entre le Service général de la création artistique et les opérateurs. Nous vous invitons à y revenir régulièrement. Si certaines de vos questions n’y sont pas reprises, n’hésitez pas à les relayer à Monsieur Pol Mareschal (pol.mareschal(at)cfwb.be). Vous trouverez également à la fin de cette foire aux questions un formulaire de contact.

Pour l’ensemble du document, la détermination du nombre de signes est à comprendre « espaces compris ». Vous êtes invités à présenter votre projet et ses spécificités de manière la plus concise et précise possible.

Les chapitres du formulaire sont conçus en référence directe aux prescrits du décret, notamment à son article 63. Leur structuration contraignante vous laisse néanmoins totale liberté quant au développement des contenus.

Si une question ne vous concerne pas, vous n’avez pas l’obligation d’y répondre. Prenons l’exemple, du titre « 4.G. Publics visés et stratégies de médiation culturelle ». Il vous permet  de répondre à l’attente de l’article 63, 7°, f du décret, soit d’identifier, pour les cinq années du contrat-programme, « les publics visés et les stratégies de médiation culturelle, en ce compris les objectifs et les moyens de sensibilisation et d’action à l’égard des publics scolaires et des établissements d’enseignement organisés ou subventionnés de la Communauté française ».

Si la teneur de vos activités ne nécessite pas la réalisation d’un travail de médiation, il ne vous est demandé ni de l’organiser, ni de le concevoir mais d’en donner l’information et d’en expliquer la raison.

Montants minima et maximum des aides financières tel qu’adoptés en première lecture par le Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles en date du 11 janvier 2017 (à titre indicatif jusqu’à l'adoption définitive de l’arrêté) :

Le montant de subvention sollicité doit être établi en fonction des besoins identifiés pour votre projet et des différentes ressources que vous envisagez pour financer celui-ci, en tenant compte du type de soutien sollicité l’aide sollicitée (une subvention structurelle, c’est à dire un contrat-programme visant de manière globale le fonctionnement et les activités de votre association ; une aide au projet visant  le développement d’un projet spécifique d’une durée de 1 à 3 ans ; une bourse).

Les montants minimum et maximum qui seront attribués par type d’aide, tels que définis dans l’ « arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant exécution des articles 36, §1e, 40, alinéa 1er et 47, 2° du décret du 10 avril 2003 relatif à la reconnaissance et au subventionnement de secteur professionnel des Arts de la scène », sont les suivants :

a)pour une bourse :

- dans le domaine de la Musique classique et contemporaine et le domaine des Musiques non classiques : de 500 € à 15.000 € ;

- dans les autres domaines relevant du décret : de 1000 € à 6000 € ;

b) pour une aide au projet, dans tous les domaines, de 1000 € à 125.000 € ;

c) pour un contrat-programme :

- dans le domaine de la Musique classique et contemporaine et le domaine des Musiques non classiques : de 20.000 € à 20.000.000 € ;

- dans les autres domaines relevant du décret : de 60.000 € à 10.000.000 €.

Pour tous les domaines, le demandeur d’une aide au projet ne peut disposer d’un contrat-programme d’un montant supérieur à 125.000 €. Le montant cumulé d’une aide au projet et du contrat-programme ne peut par ailleurs dépasser le montant de 125.000 €.

Concordances entre les chapitres du formulaire et les articles du décret.

 

CONCORDANCES ENTRE LES CHAPITRES DU FORMULAIRE ET LES ARTICLES DU DÉCRET.

1.Domaine d’activité et catégorie

   Art. 63, 1° & 2°

2.Coordonnées

   Art. 63, 3°

3.Historique

   Art. 63, 4°

4.Projet d’activité

Ligne de force          

   Art. 63, 7°, a

Type et volume activités

   Art. 63, 7°, c

Polit. d’accomp., de soutien et de promo des artistes

   Art. 63, 7°, b

Modalités de collaboration

   Art. 63, 7°, k

Plan de diffusion / d’exploitation

   Art. 63, 7°, d

Plan de com., de promo (y incluses techn. num)

   Art. 63, 7°, e

Publics visés et stratégies de médiation

   Art. 63, 7°, f

Politique relative aux prix d’accès des activités

   Art. 63, 7°, g

Volume d’audience

   Art. 63, 7°, h

5.Emploi

   Art. 63, 7°, j

6.Finances

   Art. 63, 6°

7.Principes de bonne gouvernance

   Art. 63, 7°, l

8.  Annexes

Activités antérieures

   Art. 63, 5°

Bilans et comptes

   Art. 63, 6°

Tableau prévisionnel des activités

   Art. 63, 7° a, b, c, i

Budgets prévisionnels

   Art. 63, 7°, i

Equipe permanente

   Art. 63, 7°, b, j et i

Personnel non permanent

   Art. 63, 7°, b, j et i

Infrastructure

 

Domaine d’expression artistique

Q : Le choix d’un autre domaine d’expression que celui de l’activité principale implique-t-il un engagement ferme ou s’agit-il d’une possibilité de réaliser une activité dans un autre domaine ?

Ex : je m’inscris principalement en TJP et je coche secondaire art dramatique, dois-je réaliser une création pour adulte ou est-ce juste une possibilité ?

 

Q : Est-ce que l’inscription dans le domaine principal détermine l’instance dont l’opérateur relève ? L’identification d’un domaine «secondaire a-t-elle un impact sur une éventuelle demande d’aide au projet qui pourrait être introduite en cours de contrat programme ? L’activité secondaire doit être intégrée au contrat-programme demandé ?

R : Il s’agit d’identifier le domaine d’activité principal et éventuellement le ou les domaines « secondaires » relatifs au projet pour lequel vous sollicitez le contrat-programme.

Le domaine principal permet de déterminer le service de l’Administration et le conseil d’avis chargé du suivi et de l’appréciation du projet. Le fait de bénéficier d’un contrat-programme dans un domaine ne vous interdit pas de solliciter une aide au projet dans un autre domaine des arts de la scène, sous réserve de l’application de l’article 50/2, alinéa 2 du décret.

N’identifiez pas de domaine secondaire s’il n’est pas intégré aux activités pour lesquelles vous sollicitez le contrat-programme.

Q : Un créateur faisant appel à différentes disciplines dans l’écriture de ses spectacles doit-il les identifier comme « autres domaines artistiques » ?

R : NON. Une compagnie de danse ou un chorégraphe qui collabore avec des comédiens ou avec des musiciens relève du domaine de l’art chorégraphique.

 

Catégorie principale

Q : Le choix d’une catégorie est-il contraignant, m’empêche-t-il de développer des activités relevant d’une autre catégorie ?

R : La catégorie est en quelque sorte le métier générique du demandeur.

L’identification de la catégorie principale dont relève votre organisation ne limite pas ses activités à cette catégorie. Par exemple, il est clair qu’un lieu de création peut aussi développer des services (formation, accompagnement, …) ou organiser un festival, … . Il vous revient d’expliciter ces dynamiques dans votre dossier et d’expliquer comment elles contribuent à la réalisation de vos objectifs.

Coordonnées

Ce chapitre récolte des informations utiles à la gestion de votre dossier par les services de l’Administration telles qu’elles sont à la date de son introduction. Il n’impose pas de modèle organisationnel.

Q : Qu’entendez-vous par responsable de la gestion journalière ?

R : La personne responsable de la gestion journalière est votre contact administratif que le Service général de la création artistique peut joindre pour toute question relative au suivi de votre demande.

Q : Que répondre si ma structure n’a pas de Président, de Directeur artistique ou de Directeur administratif ?

R : Si vous n’avez pas de Président, de directeur général, de directeur artistique ou de directeur administratif, … = répondre NON.

Le dernier item vous permet de décrire l’organisation hiérarchique particulière à votre structure (cf. collectif d’artistes, …).

Historique

Q : Comment retracer l’histoire d’une association en si peu d’espace ?

R : La limitation du nombre de signes est volontaire. L’objectif n’est pas de retracer la genèse détaillée de votre structure mais de connaître les éléments essentiels de son évolution qui fondent son identité actuelle et orientent, voire motivent, la demande de contrat-programme que vous introduisez.

Projet d’activité

Lignes de forces et objectifs :

Q : Que répondre si notre projet n’a pas de dimension nationale ou internationale ? Est-il obligatoire d’être actif dans l’ensemble de ces champs ?

R : Il vous est demandé d’expliquer comment vous positionnez votre projet dans son environnement artistique et culturel local, communautaire, national et/ou international. 

Tous les projets n’ont pas vocation locale, nationale ou internationale. Il ne vous est pas demandé d’inventer des réalités qui ne sont pas les vôtres.

L’objet est de savoir comment, dans le développement de vos activités, vous prenez en compte les réalités et les réseaux professionnels qui vous sont proches ou moins proches.

Type et volume d’activités planifiées :

Q : Pourquoi circonscrire la projection des activités prévues aux deux premiers exercices visés par le Contrat-programme ?

R : L’objectif n’est pas de connaître votre programmation détaillée des cinq années du contrat-programme mais de pouvoir apprécier la cohérence et la pertinence de votre projet sur la base de ses lignes de force et objectifs (titre 4 A) et du type et volume d’activités que vous planifiez (titre 4 B).

Le tableau prévisionnel des activités prévues apportera une vision concrète et temporelle de ces orientations. Il est question des activités que vous organisez, pas d’activités portées par des tiers dans le cadre par exemple de la location de vos infrastructures.

Attention, les deux premiers exercices font référence à vos exercices comptables. Ils sont soit établis à la saison (1er juillet au 30 juin) soit à l’année civile. Dans le premier cas, les exercices visés sont les exercices 2017/2018 et 2018/2019 ; dans le second vos prévisions concernent les exercices 2018 et 2019.

Q : Qu’entend-on par  production propre (nouveau projet), production propre (exploitation) édition propre, coédition, coproduction (nouveau projet), coproduction (exploitation), Accueil / Achat ?

R : Production propre - Edition propre : vous êtes seuls à investir dans le projet.

Coproduction – coédition : vous êtes un des partenaires de production ou d’édition du projet.

Nouveau projet : comme son qualificatif l’indique, il s’agit d’une nouvelle initiative (création, édition, animation, …).

Exploitation : il s’agit d’un projet créé antérieurement pour lequel vous êtes soit le producteur propre, soit un coproducteur.

Accueil / Achat : qualifiant valable pour tout achat ou accueil de représentation de spectacle ou de concert en production propre, en coproduction ou non.

 

L’accueil de spectacles, de concerts, … dans le contexte d’une location de vos infrastructures et/ou services à un tiers ne peut être valorisé comme une activité propre.

Il vous est possible de d’identifier cet(ces) accueil(s) en location au titre « 4.b.3. Estimation du volume d’activité annuel moyen et sur la durée du contrat-programme » et « 6.B. Commentaires éventuels sur vos recettes prévisionnelles ».

Modalités de collaboration avec une ou plusieurs autres personnes morales ou physiques reconnues dans le cadre du décret et les processus de mutualisation :

Q : Processus de mutualisation : est-ce pour connaître l’ensemble de ce qui se fera ou bien de ce qui s’est déjà fait ? Est-ce obligatoire ou est-ce un critère positif ou négatif pour l’obtention d’un contrat-programme ? La mutualisation doit-elle être entendue dans le sens d’une rationalisation des coûts ?

R : Comme les commentaires des articles l’énoncent, les processus de mutualisation visent les mises en commun pouvant être réalisées par plusieurs opérateurs tant en terme d’infrastructure que de service, de matériel, ou de personnel, dans une optique de synergie, d’optimalisation du fonctionnement, ou d’économies d’échelle qui pourront être réinvesties dans les activités des opérateurs.

Cela concerne la période visée par la demande de contrat-programme et non les périodes antérieures à celle-ci.

La plus-value de la mutualisation peut être quantitative (économie d’échelle, …) mais aussi qualitative en ce sens qu’elle peut améliorer le fonctionnement de votre structure, faciliter votre travail de création ou de recherche artistique, … .

Plan de diffusion/exploitation des activités y compris leur rayonnement communautaire, national et international :

Q : Le formulaire requiert la communication d'un plan de diffusion. Celui-ci doit-il reprendre des dates confirmées ou peut-on reprendre une estimation du nombre de représentations espérées ?

R : Le plan de diffusion inclut les dates confirmées ou non. Il s’agit des objectifs que vous ambitionnez.

Emploi

Q : En ce qui concerne les engagements : s’agit-il des engagements existants ou ceux prévus pour la durée du contrat-programme ?

R : Il s’agit de la politique salariale que vous vous engagez à respecter durant la durée du contrat-programme, sachant qu’en tant qu’employeur il est de votre devoir d’appliquer les législations sociales et du travail en vigueur (cf. conventions collectives, CP 304, …).

Q : En matière d’engagements, n’y a-t-il pas deux poids deux mesures ? On demande l’emploi permanent au moment de l’introduction du contrat-programme (mais pas celui prévu au cours des deux premières années du contrat-programme) et l’emploi non permanent au cours des deux premières années et pas celui qui a existé durant les années précédant le contrat-programme). Dès lors, ceux qui introduisent une première demande de subvention structurelle n’ont pas les moyens de valoriser de la même manière leur demande.

R : Les services de l’administration possèdent, dans les rapports d’activités et les comptes et bilans annuels, les informations relatives aux contrats-programmes ou aux conventions échues, dont celles qui concernent l’emploi. Il n’est donc pas nécessaire de les solliciter à nouveau. Ces documents servent à apprécier le respect par les bénéficiaires de leurs missions et cahier des charges, pas à anticiper un renouvellement de contrat.

L’enjeu de ce chapitre est de connaître l’impact de votre projet en termes d’emplois sur la durée du contrat-programme sollicité. Le souci du législateur n’est pas de juger les dynamiques antérieures à votre demande mais :

 

-          d’établir l’état des lieux de votre emploi permanent à la date du dépôt du dossier (cf. annexe 8 E) tout en présentant et motivant (cf. titre 5 B) les évolutions que vous envisagez dans le cadre du projet déposé.

-          en concordance avec le projet que vous défendez, de connaître vos intentions quant à l’engagement de travailleurs non permanents.

 

Ces projections (ou ces évolutions) sont également à traduire dans les budgets prévisionnels à annexer à votre demande.

Q : Ne faut-il pas harmoniser le calcul d’équivalent à temps plein (en référence soit au nombre de jour, soit au nombre d’heures)  si l’on souhaite une comparaison effective ? (cf. titres 8 E et 8 F)

R : Le choix entre le nombre de jours ou le nombre d’heures comme base de calcul n’a pas de conséquence dans le résultat obtenu.

Si votre structure pratique différents régimes (semaine de 5 ou de 6 jours), votre référence sera le nombre d’heures prestées en rapport au nombre d’heure prestée sur une année par un temps plein.

Finances

Le montant de subvention sollicité est un montant annuel constant (hors indexation), c’est-à-dire sans progressivité sur la durée du contrat-programme.

Q : Quelles sont les périodes de référence des budgets prévisionnels ?

 

R : Il s’agit, pour les structures dont la comptabilité est organisée selon :

-          l’exercice civil, des budgets prévisionnels 2018 et 2019 ;

-          la saison, des budgets prévisionnels 2017/2018 et 2018/2019. Pour les opérateurs « organisés en saison », les projections relatives à la première année du contrat-programme seront à « impacter » sur la seconde moitié de la saison 2017/18 et la saison suivante.

S’ils considèrent que la saison 2017/2018 n’est pas assez représentative de leur demande de contrat-programme, les opérateurs dont les comptes sont établis à la saison sont autorisés à présenter le budget prévisionnel de leur saison 2019/2020. Dans ce cas, ils auront aussi à intégrer cette saison supplémentaire dans le tableau prévisionnel des activités (annexe 8.C.).

Q : Pourquoi ne pas devoir commenter obligatoirement les aides obtenues de pouvoirs privés (Tax Shelter) ou publics et le pourcentage de recettes propres ?

R : La liberté est laissée aux opérateurs de commenter ou non la répartition de leurs charges et leurs estimations en termes de recettes. Eux seuls savent s’il est utile d’apporter des explications complémentaires aux informations qu’ils transmettent.

Annexes

Q : Faut-il introduire d’autres annexes que celles identifiées dans le formulaire ?

 R : Non aucune autre annexe n’est sollicitée.

8.A

Q : Les trois années précédant le dépôt de la demande sont-elles bien 2016-2015-2014 ou l'Administration considère-t-elle que 2016 est l'année du dépôt ?

R : Les trois années précédant le dépôt sont bien les années 2014, 2015 et 2016.

Q : Les premiers agréments (théâtre jeune public) sont-ils également dispensés de la présentation synthétique des activités menées durant les trois années précédant la demande ?

R : Oui, puisqu’ils bénéficient déjà d’un lien contractuel.

8.B

Q : L’exercice précédant l’exercice durant lequel la demande est introduite (16 janvier 2017). S’agit-il des comptes 2016 (alors qu’ils ne sont pas encore approuvés par les AG) ou des comptes 2015 ?

R : Pour les opérateurs dont les comptes et bilans correspondent à l’exercice civil, les documents à annexer sont ceux relatifs à l’année 2015 ; pour ceux dont les comptes sont établis à la saison, ce sont les comptes et bilans de l’exercice 2015/2016.

Il s’agit des comptes et bilans approuvés par vos instances ; vous ne devez donc pas les reformater selon le modèle du budget prévisionnel mais il est obligatoire de les joindre, même si vous les avez adressés précédemment à nos services lors de la remise de vos rapports d’activités.

8.C

Q : En ce qui concerne le tableau prévisionnel du nombre d’activités prévues pour les deux premiers exercices du contrat-programme, est-ce le nombre d’activités par an ou pour les deux premiers exercices ?

R : Le tableau distingue les deux premiers exercices du contrat. Les activités sont à préciser pour chacun de ces exercices (saison : 2017/2018, 2018/2019 ; exercice civil : 2018, 2019).

Q : Une définition claire est nécessaire pour chaque activité (ex : quelle est la différence entre atelier et animation) ?

R : Accompagnement d’artistes = management, booking, gestion de la production, de la diffusion, de l’administration,  … .

Animation = sensibilisation « passive » des élèves (ex. : introduction au spectacle dans une classe, …).

Atelier = Initiation à la pratique artistique.

Création concert ou création spectacle = investissement (implication) dans la création du spectacle (avant sa première représentation).

Q : Qu’entend-on par workshop ?

R : Le workshop est à comprendre comme le moment de monstration publique d’une étape de travail (d’une création, d’une recherche) ou d’un « Cours /formation /atelier / masterclass pour artistes ».

8.D

Q : Pourquoi les formules de totaux ne sont-elles pas protégées afin d’éviter qu’elles soient modifiées ou effacées ?

R : Pour vous donner la possibilité d’ajouter des lignes supplémentaires  utiles au détail de vos estimations budgétaires.

Il revient à chaque opérateur de vérifier si les modifications apportées altèrent les formules et les totaux et de les modifier si nécessaire.

8.E / 8.F.

Remarque générale pour le personnel non permanent:

un organisateur de concert ou de spectacle ne doit pas « valoriser » les cachets versés aux artistes en équivalent temps plein car il n’est dans ce cas pas leur employeur. Pour mémoire, ces cachets sont repris au poste 6152/0.

Pour les opérateurs qui engagent ponctuellement du personnel (musiciens, …), il n’est pas demandé d’individualiser le calcul mais de réaliser par poste une estimation globale du nombre d’ETP annuel sur la base : 

a. du nombre de personnes engagées (nbre salariés et rétributions de tiers).

b. du nombre de jours prestés (un concert = 1 jour ; 1 répétition = 1 jour) pour lesquels ils seront rémunérés.

Q : Quelle est la façon de calculer l’ETP d’un prestataire rémunéré en rétribution de tiers ? Cette formule doit être la même pour tous.

R : La formule est la même pour tous (cf. formulaire). Comme pour un salarié, les références sont la date de début et la date de fin de la prestation (selon le contrat passé avec le prestataire).

Nous sommes conscients de la difficulté voire de l’approximation de cette projection pour des prestations de scénographe ou de comptable mais elle convient par contre tout à fait pour un comédien indépendant.

Q : Le barème mensuel de référence à préciser dans la projection relative au personnel non permanent est-il bien celui de la commission paritaire du spectacle ?

R : Oui. Les barèmes en application sont bien ceux de la CP 304.

8.G.

Q : A quel moment doit intervenir la description des infrastructures ? Est-ce la situation actuelle ou la situation projetée ? Si c’est la situation au moment de l’introduction, où décrire ce qu’on souhaite ?

La description de vos infrastructures est celle à la date du dépôt du dossier. Si vous prévoyez de nouvelles charges d’infrastructure permanente, il vous faut les identifier dans les budgets prévisionnels. Le titre 6.D. (finances) vous offre l’opportunité d’expliquer ces charges futures.

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